Privacidade e dados

O VelloFlow é um sistema contratado por uma empresa. Os dados tratados aqui pertencem a ela, que é a controladora; a Vellow Sistemas atua como operadora, tratando os dados conforme a instrução dela.

Esta página descreve como o sistema é construído em torno da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018). Não é uma declaração de intenção — é a descrição do que o software faz.

Que dados o sistema guarda

• De quem usa o sistema: nome, e-mail, telefone, cargo, perfil de acesso, gestor, equipes, data e hora dos acessos e o endereço IP das tentativas de entrada — inclusive as recusadas.
• Do CRM: empresas clientes com razão social, CNPJ, endereço e contato; pessoas de contato com nome, cargo, e-mail e telefone; oportunidades com valor, previsão e motivo de perda; e o histórico de ligações, reuniões e anotações.
• Das solicitações: quem abriu, quando, o conteúdo do formulário que ela desenhou, cada aprovação e recusa com o comentário de quem decidiu, os prazos e as trocas de responsável.
• Dos processos de pessoas: quando a empresa usa o sistema para ajuste de ponto, férias ou benefício, o formulário guarda o que ela mesma decidiu perguntar — datas, horários, motivos e os anexos que a pessoa juntar.

O conteúdo do formulário é da empresa, e o sistema não o inspeciona

O que cada processo pergunta é desenhado pelo cliente. O sistema guarda os campos como dado, não sabe o que significam e não os usa para nada além de executar o fluxo e mostrar o histórico a quem participa dele.

Consequência que o cliente precisa conhecer: se ele criar um campo que peça dado sensível — saúde, biometria, opinião — esse dado passa a existir no sistema, e a decisão foi dele. A recomendação é não pedir o que o processo não precisa para decidir.

Quem vê o quê

O acesso é recortado pela conta, que é o isolamento entre empresas diferentes, e nunca é opcional. Dentro dela, o recorte é por papel, por equipe e por participação — e é refeito no servidor a cada requisição, a partir do banco, não do que o navegador manda.

• Quem não vê o time inteiro só enxerga o que abriu, o que passou pela mão dele e o que está com a equipe dele. Não é sigilo: a lista da empresa inteira na tela de quem tem seis tarefas hoje não é lista de trabalho, é ruído.
• O desenho dos processos é de administrador e analista. Gestores entram por decisão da própria conta, num parâmetro.
• Só age numa tarefa quem é o destinatário dela. O administrador passa, mas a trilha grava que quem decidiu não era o destinatário — um atalho silencioso esvaziaria a alçada.

O que fica registrado

O sistema guarda uma trilha de auditoria com quem fez, o que fez, quando e de qual endereço IP. Entram nela as entradas no sistema (inclusive as recusadas), inclusões, alterações e exclusões, a publicação de cada versão de fluxo, a abertura de solicitações, e cada aprovação, recusa, devolução, cancelamento e escalonamento.

A trilha não aceita alteração nem exclusão — a restrição está no banco de dados, por gatilho, e vale inclusive para quem tem acesso administrativo ao servidor. Uma trilha que pode ser editada não serve para nada: ela existe justamente para o caso em que alguém quer que um registro não tenha existido.

A linha do tempo de cada solicitação guarda também os dados do formulário no momento de cada decisão. Sem isso, uma aprovação dada em março pareceria ter sido dada sobre os valores de hoje.

Quando o prazo estoura e a tarefa sobe para o gestor, a trilha registra o escalonamento sem nome de pessoa. Foi o relógio, e atribuir isso a um usuário seria mentir sobre quem agiu.

Por que alguns registros não se apagam

Aprovação, recusa e o histórico da solicitação têm valor probatório — é por eles que se responde a uma auditoria interna ou a uma fiscalização trabalhista. Eles não são apagados: pessoas e clientes desativados saem das listas e das buscas, mas o que aconteceu continua existindo. Cancelar uma solicitação é mudar o status dela, com data e motivo — nunca apagar a linha, que é justamente o que responde “por que este pedido não andou”.

Compartilhamento

Os dados não são vendidos nem cedidos. O compartilhamento acontece apenas com o fornecedor de infraestrutura que hospeda o sistema. Nesta fase nenhum serviço externo recebe dado nenhum: notificação por e-mail e por mensagem, webhooks e conectores estão no roteiro e não existem ainda — não há credencial configurada e nada é enviado.

Segurança

• Senha guardada como hash bcrypt — nunca em texto, nem legível pela API.
• Sessão de 12 horas, e não de sete dias: aprovar no celular no meio da tarde não pode esbarrar em sessão expirada, e uma semana num computador compartilhado é pior.
• Papel, equipes e hierarquia recarregados do banco a cada requisição: tirar um acesso vale na requisição seguinte.
• Condições de fluxo são estrutura, não texto avaliado: o sistema não executa expressão escrita por usuário.
• Tráfego em HTTPS com certificado automático.
• Cópia de segurança diária do banco.

Direitos do titular

O titular pode pedir confirmação do tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade e informação sobre com quem os dados foram compartilhados. O pedido é feito à empresa contratante, que é a controladora. A Vellow Sistemas a atende no que for necessário para responder.

Contato

Vellow Sistemas · CNPJ 68.606.958/0001-64 · contato@vellowsistemas.com.br · (41) 99155-8119